Reuniões Através de Mapas Mentais
Fonte : Você com + Tempo
Por Liz Kimura
Algumas das reclamações mais frequentes no ambiente de trabalho são as reuniões improdutivas e desorganizadas, que geram perda de tempo, retrabalho, falhas de comunicação além do desperdício de vários outros recursos.
Uma excelente alternativa é utilizar a técnica dos Mapas Mentais seja no planejamento da reunião, na realização de mesma e no follow up, pois utiliza os dois lados do cérebro, tanto o lado esquerdo (analítico, linear, detalhista, sequencial) com o lado direito (emocional, global, colorido, musical e ilustrativo). Esta técnica é um dos resultados sobre o estudo do funcionamento do cérebro desenvolvida na Inglaterra pelo pesquisador Tony Buzan na década de 70.O Mapa Mental é uma forma de fazer anotações não-lineares. Ele tem uma estrutura radiante/orgânica e segue uma série de regras para organizar as informações de maneira colaborativa com o cérebro, nos ajudando a lembra e conectar essas informações.
A principal vantagem é o estímulo na geração de idéias e na organização das mesmas. Isso é essencial, pois são através de idéias que encontramos alternativas, soluções, criamos novos projetos, produtos etc. Tudo se inicia com uma grande idéia! Ou com grandes idéias! No entanto, se não estiverem bem organizadas, as mesmas se perdem, ou dificultam sua implantação e execução.
Para termos reuniões de sucesso é essencial uma boa preparação que consiste, inicialmente, em questionar a real necessidade de realizar a reunião, além de inúmeros outros questionamentos e definições.
A reunião é realmente necessária? Caso positivo, qual é o objetivo da reunião? Que tipo de reunião é essa? Deliberativa? Consultiva? É uma apresentação de um relatório ou um novo projeto? É uma reunião de trabalho? Solução de problemas através de um brainstorming? Planejamento? Planejamento de eventos? Planjamento estratégico? Plano de ação? Briefing com cliente? Negociação? Entrevista? Confraternização?
Uma vez definido os objetivos e o tipo de reunião o próximo questionamento é a pauta, quais são os assuntos a serem discutidos, a definição do tempo para cada tópico e a escolha de quem vai falar sobre cada assunto.
A pauta deve contemplar os principais tópicos, que na hipótese de uma reunião sobre plano de ação, poderíamos utilizar como guia os 5W2H, que significa what, why, who, when, where, how e how much. Nada mais é que utilizar os pronomes interrogativos para questionar o que deve ser feito? Etapa por etapa. Qual a motivação para cada uma das ações? Por que deve ser feito? Quem deve fazer? Para definirmos se é necessária mão-de-obra especializada, por exemplo. O cronograma será definido ao responder à pergunta: quando será feito? E ao responder onde será feito encontraremos a extensão geográfica do plano de ação. Os procedimentos e orçamentos serão definidos após questionarmos como será feito? E quanto vai custar?
Com a pauta definida, agora é verificar “quem deve participar desta reunião?” De qual(quais) departamento(s)? De qual nível hierárquico? Quantas pessoas são necessárias para as tomadas de decisões?
Para então, definir data, horário, local, necessidade de equipamentos de projeção ou comunicação, como projetor, telão, notebook, teleconferência etc. Conforme empresa há necessidade de se reservar uma sala de reunião com antecedência, ou mesmo, locar um espaço, definir layout do salão e verificar na programação se há necessidade de coffee-break
A última parte da preparação é a convoção dos participantes e a devida confirmação ou reagendamento, conforme a disponibilidade dos participantes.
Durante a reunião, é possível fazer anotações em mapas mentais seguindo os seguintes passos:
1. Iniciar com uma imagem central que deve representar o tema da reunião;
2. Colocar cada item da pauta em um tronco, num formato radiante, isto é, cada tópico principal deve ser ramificado a partir do centro como se fosse uma planta;
3. Os comentários e decisões, isto é, a ata deve ser anotada em palavras-chaves, em ramificações e sub-ramificações dos troncos que contém os tópicos principais;
4. O mapa mental pode ser enriquecido com cores e imagens para facilitar a memorização. Utilize também, flechas para conectar informações relacionadas;
5. É fundamental a utilização de legenda para saber os critérios utilizados nessas cores e imagens. Se existe uma sequência a ser seguida, numere cada tronco ou adote o sentido horário ou anti-horário para ser lido.
A definição de uma imagem central é fundamental e deve ser abrangente o suficiente para englobar o tema da reunião. Dizem no ditado popular que “uma imagem vale 1.000 palavras” é esta a idéia na hora de ilustrar o tema centra. E o ideal é que esta imagem tenha no mínimo 3 cores.
No passo seguinte, devemos colocar nos troncos principais os principais tópicos estipulados na pauta. Cada detalhe deve ser sub-ramificado de cada tópico principal. Mesmo que durante a discussão as informações cheguem de maneira dispersa, cada informação deve ser anotada de acordo com seu tópico principal. É com este dinamismo e flexibilidade que o Mapa Mental trabalha ajudando as idéias a fluirem, sem perder foco e estimulando a criatividade.
As cores têm um papel importante para separar as informações utilizando diferentes critérios, por exemplo:
* Utilizar uma cor para cada assunto, de maneira que cada tronco principal e seus detalhes tenham a mesma cor. Ao mudar de assunto, muda-se de cor, mas tudo referente ao mesmo assunto, fica na mesma cor;
* Outro critério é por nível hierárquico, isto é, todos os troncos com nível 1 devem ter a mesma cor, nível 2 outra cor, nível 3 outra cor e assim por diante. Como no exemplo que temos abaixo. As informações colocadas nos troncos são divididas por assunto, mas os níveis hierárquicos ficam divididos por cores;
* Pode-se utilizar vermelho para representar as atividades urgentes e a cor azul para as não-urgentes;
* No caso de negociação onde você não participa sozinho, isto é, mais alguém da sua equipe ou empresa irá participar dessa reunião com o cliente ou fornecedor, é possível utilizar as cores como um telefone sem fio para expressar sua opinião sobre o que está sendo discutido. Previamente, vocês podem definir as cores para expressar o que concordam, o que não concordam e o que é neutro. Assim, conforme a cor que é utilizada para fazer as anotações, seu parceiro saberá sua opinião e vocês podem conversar utilizando argumentos de maneira alinhada;
* Durante uma entrevista, podemos utilizar as cores de acordo com o tipo de informação, se forem informações objetivas podemos utilizar cores frias e se forem informações subjetivas, utilizar cores quentes. Por exemplo, informações objetivas como dados de contato, histórico profissional e acadêmico, podemos utilizar cores frias como azul, verde e violeta; para informações subjetivas como aparência, atitudes e habilidades podemos utilizar cores quentes como vermelho, laranja e amarelo, com a ressalva de que a cor amarela é pouco visível no fundo branco;
* Há também a possibilidade de se fazer uma Mapa Mental monocromático, por exemplo, num brainstorm onde o que importa é a velocidade, para depois, numa segunda etapa, no momento de análise, separar as informações, categorizar para, então, colorir.
Podem-se padronizar alguns troncos para manter a consistência de algumas informações como, por exemplo, definir no primeiro tronco os dados de data, horário, local e os participantes da reunião. E definir como último tronco as pendências e os próximos passos.
A técnica dos mapas mentais tem inúmeras vantagens para todo tipo de reunião. Desde gerar idéias e organizar idéias, encontrar soluções, resumir, revisar com facilidade, memorizar, visualizar o relacionamento das informações, priorização, hierarquia, desenvolver a visão global e com o grande cenário facilitar e agilizar a tomada de decisões, manter o foco e aumentar a concentração, melhorar a organização.