Um dia com mais de 24 horas

Um dia com mais de 24 horas

O tempo é o recurso mais escasso e, se não for bem administrado, nada mais pode ser administrado”, vaticinou uma vez Peter Drucker, o maior guru da administração de todos os tempos. Que o digam os empresários à frente de negócios em expansão. Pequenos demais para afastar-se dos detalhes do dia-a-dia, grandes demais para não se preocupar com assuntos estratégicos, eles tendem a ser soterrados pelo escoar das horas.

Alguns, porém, parecem ter sido agraciados com dias de mais de 24 horas. Como eles conseguem? Acompanhamos algumas pessoas assim, para saber se os hábitos delas poderiam servir de inspiração para quem está à beira de um ataque de nervos por ter tantas coisas para fazer. Constatou-se que o método, na verdade, nem é a coisa mais importante. Seja o sofisticado sistema de controle de gavetas, a lista de tarefas inusitada, sejam as ferramentas tecnológicas usadas pelos protagonistas desta reportagem, o que define o sucesso ou o fracasso da tentativa de conciliar os compromissos de uma agenda lotada é achar um jeito que combine com sua personalidade. O resto é perda de tempo.

O rápido, o urgente e o estratégico Nove anos atrás, a Blue Eagle, empresa de software do empresário Christian Barbosa, de 27 anos, estava em expansão quando um problema sério de saúde o levou para uma cama de hospital. Pesquisadas as causas, o diagnóstico apontou estresse excessivo. “Eu passava o dia apagando incêndios na empresa”, diz ele. Ainda em fase de recuperação, Barbosa se deu conta de que era preciso mudar radicalmente. “Ou me organizava ou enlouquecia”, diz. Todos os domingos, ele reserva 20 minutos para listar as metas da semana. Na relação constam compromissos que não puderam ser cumpridos a contento na semana anterior. As tarefas são alocadas por dia, conforme sua urgência e complexidade. Diariamente, esse roteiro é detalhado. De manhã, Barbosa faz uma estimativa da duração de cada tarefa e estabelece prioridades para cumpri-las. Primeiro vêm as mais rápidas, como responder a e-mails e dar telefonemas. Depois, as mais urgentes e, por último, as mais importantes para o futuro da empresa e de sua família. “Aos poucos, a palavra urgência foi se tornando rara em minha vida”, diz. “Saio, no máximo, às 19 horas do escritório.” Como ainda está claro, com o horário de verão, Barbosa vai até o calçadão da orla de Santos, no litoral paulista, onde mora, andar de skate. “O skate é uma prova de que tenho tempo para mim”, diz. Ele ficou tão convencido de que administrar bem o tempo é a chave para conciliar o dia-a-dia de empresário com a vida pessoal que resolveu repartir a experiência — criou a Tríade do Tempo, consultoria de gerenciamento de tempo que fatura 2 milhões de reais por ano ajudando outros que são como ele era no passado.

Mapa mental para não esquecer nada As folhas dos cadernos da empresária paulistana Sylvia D’Almeida, de 37 anos, sócia do site de recrutamento Curriculum, não têm linhas. Seus apontamentos não seguem a escrita convencional. Cada tópico está ligado a outros assuntos, seguindo afinidades temáticas — o que dá às anotações a aparência de um intrigante diagrama. A técnica que Sylvia adota é conhecida pelo nome de mapa mental. O sistema foi teorizado na década de 70 e parte da premissa de que se o pensamento não é linear, então, a linguagem escrita também não deve ser. Quando ouviu falar, pela primeira vez, numa palestra, sobre essa forma de anotação, Sylvia tentou colocá-la em prática, mas desistiu rapidamente. “Eu tinha vergonha de escrever daquele jeito na frente dos outros”, diz. Depois, incomodada com sua incapacidade para organizar-se e pressionada por horários cada vez mais difíceis de cumprir, a empresária decidiu estudar melhor o método e tornou-se adepta convicta. Hoje, Sylvia anda com 12 canetinhas hidrocor na bolsa para esquematizar listas de compras, agendas, planejamentos de trabalho e até aulas de inglês, como se vê acima. “Ao ligar uma informação a outra, lembro-me mais facilmente de tudo o que deve ser feito”, diz Sylvia. Segundo ela, o método permite recuperar mais rapidamente as anotações referentes a uma reunião. “É mais fácil relembrar o que foi discutido quando há uma relação visível entre os tópicos”, diz. O problema é que, às vezes, as reuniões atrasam, porque, no meio da pauta, sempre alguém se distrai, querendo entender melhor o funcionamento dos mapas, das setas e das linhas e o porquê de cada cor das canetinhas.

Almoço sem hora para acabar Quem olhar a foto abaixo por poucos segundos pode pensar que o empresário Luiz Guilherme Camasmie está de férias ou descansando de sua rotina atribulada em algum barzinho. Na verdade, é mesmo dia de folga — um sábado –, mas ele está trabalhando, em um de seus almoços de negócios de fim de semana. Com apenas 21 anos de idade, Camasmie ainda está na faculdade, estudando direito. Mas, juntamente com amigos, montou o Infinity Invest, fundo de investimento que injeta capital em empresas de tecnologia com potencial de expansão — e é preciso tempo para prospectá-las. É muita coisa mesmo. Para dar conta de tudo, e distrair- se um pouco, Camasmie almoça (ou toma uma cerveja) com outros empreendedores nos fins de semana. Como ninguém é de ferro, nessas ocasiões ele vai de bermuda. Foi depois de um sábado desses que os sócios da Infinity Invest decidiram investir na ADTS, empresa de tecnologia recém-criada que desenvolve sistemas inteligentes de cobrança de conta de água. “Como tínhamos o dia inteirinho para conversar, os fundadores acabaram se soltando e foram sinceros em suas opiniões”, diz Camasmie. “Numa reunião com horários apertados, talvez eles se expressassem de forma protocolar.”

Ginástica no caminho da empresa É costume do empresário paulista Sérgio Zolino, de 39 anos, chegar de camiseta suada à sua empresa, a Adventure Camp. A explicação está no meio de transporte mais utilizado por ele — uma bicicleta. De carro, ele leva 14 minutos para ir de sua casa ao escritório, no bairro do Butantã, na zona oeste de São Paulo. De bicicleta, gasta a metade disso. “Evito o trânsito infernal e cumpro um pouco da minha cota de exercícios”, diz Zolino. “E, se eu sou o chefe, não preciso chegar arrumado.”

Em termos. A Adventure Camp ganha dinheiro fazendo programas de interação por meio do esporte entre funcionários de grandes empresas, como o banco Real e a IBM. Relacionar-se com clientes desse calibre exige um mínimo de compostura — e é claro que Zolino não deve comparecer a uma reunião com um deles com bermuda de lycra. Assim, a opção pelo ciclismo requer certa engenharia logística e investimentos em infra-estrutura, que é formada por um chuveiro e um guarda-roupa no escritório. A engenharia logística inclui, além da bicicleta, uma moto e uma picape L-200. Quando a reunião exige formalidade, Zolino arruma-se no escritório e vai de carro. Se os compromissos são mais informais, ele opta pela moto — correndo o risco de chegar molhado e despenteado. “Os executivos entendem que faz parte do espírito aventureiro da empresa”, diz Zolino. Recentemente, ele usou a moto para comparecer a uma reunião com diretores da Coca-Cola. Os porteiros, acostumados a receber gente de carro e de terno, não tiveram nenhuma dúvida ao vê-lo apear da motocicleta, com a roupa meio amassada e uma pasta na mão — pensaram tratar-se de um motoboy. “Eles queriam saber em que setor tinham me mandado entregar a encomenda”, diz Zolino.

Ela tem o poder da onipresença Ao fechar contrato com a empresa capixaba WebVix, de marketing digital, os clientes recebem de brinde uma webcam. O presente tem, na verdade, o objetivo de aumentar o rendimento dos já agitados dias de trabalho de Carla Munzlinger, de 31 anos, sócia da WebVix. Ela decidiu distribuir câmeras a todos os seus clientes para fazer reuniões por videoconferência de qualquer lugar em que esteja. “Preciso apenas de meu notebook, um ponto de conexão para internet, uma câmera e um pouco de silêncio”, diz Carla. Com esse formato de conversa, a empresária evita deslocamentos, não se atrasa nem falta — mesmo quando a reunião é marcada em cima da hora. Carla se viu livre da improdutividade típica das reuniões cheias de gente, em que os assuntos importantes perdem-se em meio a piadas, gracejos e comentários sem foco que nada têm a ver com a pauta. Os clientes também acabaram gostando da idéia, que lhes trouxe comodidade. Agora, o site da WebVix tem um formulário para agendamento de reuniões virtuais — e, se Carla estiver com o dia livre, elas podem ocorrer imediatamente após a marcação. Há pouco tempo, a empresária recebeu um telefonema de um cliente que queria agendar uma conversa urgente. “Estacionei o carro, parei num cybercafé, liguei a câmera no notebook e fizemos uma reunião ali mesmo”, diz ela. Além do notebook, Carla está munida de outros apetrechos tecnológicos que a ajudam a tomar decisões rapidamente de qualquer lugar. Ela está sempre com celular e handheld, que compõem um escritório nômade. “Levo três carregadores na bolsa para nada dar errado”, diz.

The Flash das gavetas Trinta segundos. É o tempo máximo que o empresário paulista Gary Schulze, de 54 anos, leva para encontrar qualquer documento em seu arquivo de 12 gavetas e oito armários. Sócio de uma rede de academias de ginástica, a Cia. Athletica, Schulze conta essa façanha como um atleta obstinado em bater os próprios recordes. O empresário está sempre procurando formas de gastar menos tempo na procura de papéis, e-mails e documentos. Sua última providência foi interromper dois dias de trabalho e tomar um curso com especialistas para organizar, de forma profissional, seu arquivo. “Foi um investimento”, diz Schulze. Atualmente, todos os papéis da empresa — contratos, recibos, pesquisas de mercado — são fichados por categoria e, em seguida, catalogados num programa de computador. “Basta digitar o nome e imediatamente descubro a gaveta certa”, afirma. Recentemente, um fiscal da prefeitura bateu à porta do empresário, cobrando uma conta já paga. “Em 20 segundos entreguei o recibo a ele”, diz. Superorganizado, Schulze não tolera atrasos — sobretudo os dele. Quando viaja, chega ao aeroporto com cerca de 1 hora de antecedência além do exigido pela companhia aérea. “Já evitei imprevistos com essa medida”, diz ele.

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